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給料や評価、人事マネジメントに関する話題を中心に、日頃のコンサルティング業務や出来事、ニュースなどの中から感じたことの中から、ちょっと役立つ情報を提供していきます。
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賃金管理研究所 大槻幸雄

Author:賃金管理研究所 大槻幸雄
    
 株式会社賃金管理研究所、副所長の大槻です。賃金人事コンサルタントとして日々の仕事を通じて感じたことを書いています。
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 残業時間をどうコントロールするか? その2

 (前回からの続き)
さて、それぞれの職場での時間管理の方法ですが、

「所定労働時間内に収める」

ということを基本目標に設定すると、続いて「作業量と作業にかかる時間とをどのように調整するか」について、基本スタンスを決めておくことが必要となります。

 実際の仕事では、予定より遥かに作業時間がかかったり、優先順位の高いクレーム対応等の飛び込み仕事で予定がすっかり変わってしまったりすることは、日常的に発生します。ですから早め早めの調整が肝心です。

 例えば、こんな会社がありました。

 事務やサービスの場合、始業時の朝礼で部下一人ひとりの今日の仕事の予定を確認します。そして、昼の休憩前や午後3時にもう一度、簡単な進捗状況の報告をさせます。これらは、1~2分で済ませます。終業時の終礼で最終的な確認をしますが、途中で特定の人の作業が長引いたり仕事量が増えることが確認できたら、職場内で分担・協力するようにします。
 

 昼前や3時の確認は、立ったまま短時間で済ませるのが基本。ここでの確認は、今日の仕事が予定通りに進んでいるかだけ。若干遅れているだけなら、定時までに終わらせるように意識させるだけのことですが、これだけでも効率改善に繋がります。

 課長以上の管理職が中心になって進捗報告をしますが、その時に外出その他の理由で管理職がいなければ、係長や主任などのリーダー中心で行なっても全く構いません。必ず定時に、毎日行なうようにします。

 特定の仕事の担当者だけでなく、周囲が相互の仕事内容を理解することで、「定刻までにお互いに協力して仕事を終わらせよう」という空気ができれば、かなり効率アップが図れます。 仕事が集中している社員、事務作業量の多い社員には電話対応や、新たな対応業務がいかないように協力する体制ができると、組織力は格段にアップします。

 そして、どうしても残業が必要な場合には、終業時刻の2時間前の段階で申請させるのです。


 「終業時刻の段階で仕事が終わっていないなら、残業は仕方がない」

 ついこんな風に思いがちですが、それを無くすには終業時刻の2時間前に必ず進捗確認をすることで意識が大きく変わります。営業社員でも定時連絡を入れさせるなどして、例外なく行なうのが原則です。

 「営業事務職の女性スタッフの残業がなくならない」とのご相談がありました。 その原因はというと、営業社員が帰社するのを待って伝票処理をするという作業の流れが定番化していることにありました。 つまり、「仕事は所定内時間に収まらないのが当たり前」の前提で、日々の業務が回っていたのです。

 このようなことが、実際に皆さんの会社ではありませんか?

 実は、この手の問題は、姿かたちを変えて至る所で起こっています。作業効率だけでは解決できない、部門間や対人間の業務調整を要する問題です。

 問題の原因を仕事の流れから整理すると、川上と川下での時間のずれが大きな問題なわけですから、

 1)川下の仕事の処理を翌日に回す。
 2)川下の仕事の担当者のシフトを繰り下げる。
 3)パートタイマーなど、別のスタッフが対応する。


等々、あらゆる知恵を絞って、「仕事」と「人」の結びつきを「時間軸」を中心に再構成してみることです。

 自社に慢性的な残業があるとすれば、これを機に解決を試みてください。

 最近では、営業社員に対しても、みなし時間外勤務や固定残業代の支給等を基本に対応するのではなく、しっかり管理職が時間管理をおこなうことで、生産性を高めていこうという会社が増えてきています。 労働基準監督署の指導が厳しくなったこともその一因ではありますが、本来、会社が生産性・効率性の高さを希求することは、必要不可欠なこと。 労働時間管理についてだけ、本人任せ・現場任せでも良しとする理由は、どこにもないのです。



  

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  時間は10:00 ~ 16:30となります。( 東京は9:45 ~ 16:15 )

【講師】
 ◆賃金管理研究所 副所長 大槻幸雄
 
【参加費】
 ◆参加費 34,560円(税込:テキスト・資料・食事代を含みます)
 
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2016/08/05 18:26 労働時間 TB(0) CM(0)
”残業をどうコントロールするか?

  今回は、久しぶりに労務管理のポイントについて、お話したいと思います。

テーマは、ズバリ「ダラダラ残業をなくす方法(残業を減らす方法)」です。

まず残業が発生する基本パターンを確認しておきましょう。

 1) 会社(上司)が社員に与えた仕事について、終業時刻を超えて残ってでも今日中に終わらせるように指示をする。
 
 2) 仕事が就業時間内に終わらないことが予想されるときに、社員から残業の申請がなされる。
 
 3) 仕事が終わらずにそのまま終業時刻を超えて、実質的な残業が発生し、事後に社員から申請がなされる。
 
 4) 終業時刻は決まっているが、業務を終了するのは通常ずっと遅く、残業時間は上司の指示により決められている。

 
 本来の残業とは1)のケースを指しますが、実際に多いのは3)や4)ではないでしょうか?

 長時間残業が常態化してしまっていたり、ダラダラ残業が日常化してしまっている会社では、いかに時間外勤務時間をコントロールするかが、大きな課題となります。

 よく聞かれる話に、「仕事の出来る社員はさっさと帰るけれども、仕事を遅い社員ほど残業手当が付いて不公平ではないか!」というものがあります。また、「残業手当が生活給として当たり前の賃金になってしまっている。忙しくない時でっも、決まって残業申請があがってくる。」という声も聞かれます。

  「残業は業務命令によって行なわせるもの」

 にもかかわらず、実際は本人からの申請に基づいて事後判断しているケースが多いことが、そもそもの問題なのです。ここをそのままに放置しておいては、残業時間を減らすことはできません。ではどうするのか?

 まず考えるべきことは、「日々の仕事をいかに所定労働時間内に収めるか」です。

 所定労働時間内の労働生産性をいかにたかめるか、これは管理職の仕事です。つまり、合理的な残業管理を行なうには、管理職が部下の業務内容を正しく把握・理解し、日々の進捗管理が行なわれていることが基本となります。

 もともと労働時間について管理監督する立場にあるのが管理職なのですから、極々あたり前の話で恐縮なのですが、これが恐ろしいほど出来ていない職場が多いのですよね。

 仕事が細分化し、専門化が進む中で、管理職であっても部下の担当職務については本人に任せっぱなしという職場も実際にはあると思います。しかし、部下の仕事を理解も把握もしていないようなら、職場の生産効率も分からなければ、部下に対する正しい評価もできないということですよね。 これでは、管理職として失格です。

 改めて言うまでもないことなのですが、部下の力量や適性、実際の仕事力の把握と進捗管理ができていないと、管理職として効率の良い部門経営ができるはずがないのです。

ではどうするか? 職場での具体的な改善策を、次回は考えてみましょう。



  

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このセミナーでは、“賃金コンサルタントの草分け”である賃金管理研究所56年のノウハウを凝縮してお伝えします。「賃金」と「人事評価」の基本を習得したい企業経営者の皆様には、必見のセミナーです。

  1) 役割責任等級を決める  
  2) シンプルな基本給の設計  
  3) 実力昇給の仕組み 
  4) 諸手当の整理法
  5) 人を育てる評価5原則    
  6) 貢献度を反映した賞与配分  
  7) 能力主義を貫く人材登用

の7つのポイントに分けて基本体系を解説! 人材の採用・定着、育成が喫緊の課題の今、社員が将来に不安を感じることなく実力を発揮できる制度づくりを、さあ始めましょう。

 自社の課題を正しく分析し、次の時代成長につなげていただくための“手掛かり”を、是非このセミナーで掴んでください。
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2016/08/01 19:46 労働時間 TB(0) CM(0)
毎日うだるような暑さが続いていますね。

今回は少し目先を変えて出張について考えてみたいと思います。

ある会社からこんな質問を受けました。
「東京営業所の社員を大阪本社営業部に販売研修のため出張させます。研修期間は30日。出張日当は規定どおりに支給されます。研修は他の社員と同じ業務をしながら販売業務の研修を行うため、時間外労働が発生します。通常、出張日当支給時には時間外手当は支給していませんが、今回のような場合は支給する必要があるのでしょうか?」

皆さんの会社でも、営業所の社員を本社に呼んで業務を行いながら実務を習得させるような研修をされることがあると思いますが、その時の残業清算はどうしていますか?皆さんの会社でも参考になる話だと思いますのでここで一緒に考えてみたいと思います。

まず、就業規則を確認してみましょう。
賃金管理研究所のモデル就業規則では、「出張中は、所定の勤務時間を勤務したものとみなす。ただし、会社が特段の指示をした場合はこの限りではない。」と規定しています。
出張中は所定労働時間の勤務とみなすわけですから、この規定を読む限りでは残業手当を支払わなくてもよいということになりそうですが、本当にそれで問題ないのでしょうか?

答えは、・・・問題ありですね。
そもそも何故、所定労働時間を勤務したものとみなすのかというと、出張は多くの場合、会社(上司)の管理監督を離れて行われるため、時間管理が困難であるのでこのように取り扱っているのです。

実は、この就業規則の規定は、前回お話した事業場外労働のみなし制(労基法38条の2)に通じています。出張だからというより、事業場外労働だからみなし時間制をとる、つまり所定労働時間を働いたとみなすということなんですね。

このケースではどうでしょう? 事業場外労働とはいえそうにありません。
大阪本社での販売研修は、当然事業場の中で行われている訳で、残業をしているにもかかわらず、所定労働時間勤務とみなすことはできませんね。
会社の施設(事業場)にいるわけですから、当然会社の管理下にあります。したがって、残業手当の支給は行う必要があります。

ところで、出張日当・研修日当は、皆さんの会社ではどのようにされていますか。
一般社員の出張日当は1日2000円とする会社が多いのですが、3000円くらいの会社も結構あるかもしれません。
研修の場合は1日の出張日当の50%にするケースが多いようです。これは研修が本人の能力向上のためであり、会社がコストをかけて行っていることが、通常の出張との差をつける理由といえるでしょう。

ただ、日当には、生活場所が変わって諸々の雑費がかかるという社員の負担を軽減するという性質があります。研修であっても会社の業務命令で参加させる以上は、社員に必要以上の負担をかけさせない配慮は必要でしょうね。


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2011/08/12 11:43 労働時間 TB(0) CM(0)
今回は、前回に引き続いて、労働時間管理を取り上げますが、何かと問題になりやすい営業社員の外勤手当について取り上げてみましょう。

 営業社員が会社の外で働いている時間が長く、時間管理ができないからということで、いわゆる固定残業代として営業外勤手当を支給し、残業清算しないということが慣行として広く行われてきました。
 営業社員だから、当然のように固定残業代を支払うことで済ませられるかということについていえば、そうではありません。監督署は昨今とても厳しい態度で臨んできます。

 例えば、販売と商品の納入を車で一日中行っている営業社員がいて、営業手当を固定で一律に支給していたところ、残業手当を支給するように是正勧告を受けたケースがあります。
 多くの会社がそうだと思いますが、このケースは、朝、会社に来て朝礼を済ませ、それぞれ営業活動に行き、夕方に帰社して1日の営業活動のまとめを行っていたという事例です。当然、出社と退社の時刻は会社で確認できるわけですから(遅く帰社して上司が退社していたとしても、営業日誌で時間が確認できる)、所定労働時間を超えた分の残業手当をきちんと払いなさい、と言うことでした。

 営業社員など「労働時間の全部または一部について事業場施設の外で業務に従事した場合において、労働時間を算定しがたいときは、所定の労働時間だけ労働したものとみなす。ただし、当該業務を遂行するためには通常所定労働時間をこえて労働することが必要となる場合には、当該業務の遂行に通常必要とされる時間労働したものとみなす」(労基法38条の2)ことができ、これを事業場外労働のみなし制といいます。

 この条文の趣旨は、算定が困難な事業場外の労働でも実際の労働時間に近づけて算定することを意図したもので、36協定同様に対象社員の範囲を限定して労使協定を結び、所轄監督署に提出することが手続き的に必要となります。今も給与規程で「営業外勤手当を支給するから残業手当は支給しない」としている会社をよく見かけますが、会社が一方的に給与規定にうたっても本当はダメなんですね。
 時間外勤務手当を毎月固定的に、「営業外勤手当」として支給すること自体は法令違反にはなりません。しかし、会社としては従業員の労働時間を管理する義務はあるわけですから、実際の時間外労働がその金額分を超えたら、その差額は支給しなければなりません。

 労使協定を結んでいても、先の事例のように実質的に時間管理ができると判断される場合には、監督官は厳しい態度で臨んできますから、いま一度、自社の時間管理の実情はどうか、ご確認いただけたらと思います。

 このようなお話ばかりしていると、何人もの社長さんから「時間じゃなく生産性で考えるべきではないか」という声も聞こえてきそうです。しかし、ひとたび「未払い残業手当」で是正勧告を受けると、最長2年前に遡って精算することを余儀なくされます。これは大変な支出になります。
 企業を守るという観点から労働時間法制の実態を正しく理解しておく必要があります。人事担当者だけでなく、現場の管理職の役割も重要ですね。変形労働時間制や労働時間関連のお話は、改めてすることといたしましょう。


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2011/08/02 11:39 労働時間 TB(0) CM(0)
 先日の鴨川での合宿セミナー1日目は、時間管理を中心とした就業規則・労務管理をテーマにお話しました。今日は、このブログでも賃金制度との関係で何かと問題になるのが残業手当をとりあげてみましょう。

 皆さんご承知のとおり、法定労働時間は1日8時間、週40時間です。1日8時間を超える日があっても週平均40時間以内に収まっていれば超過勤務として扱わないのが変形労働時間制ですね。
 ここでは、所定内労働と時間外勤務手当(いわゆる残業手当ですね)の関係について、おさらいをしておきたいと思います。

 まず、所定労働時間(法定労働時間)の基本から…。
 1日8時間で週40時間ということは、週5日働けば40時間に達してしまいますから、週休2日にしなければ法定時間に収まりません。
 1日6.5時間なら週6日勤務しても 6.5時間×6日=39時間 となり40時間以内なのでOKです。休日は週1日はとらせなくてはいけませんから(法定休日)、6日勤務をしても全く問題はないのですが、その場合の労働時間は1日6時間40分まで、それ以上だと週40時間を超えてしまいます。

 1日の所定労働時間を越えて勤務させるのが、時間外勤務、すなわち残業です。
 従業員に残業をさせる場合には、労働基準法36条によって予め労働組合か従業員の過半数代表との間で、時間外勤務と休日勤務に関する協定(一般に36協定というもの)を結んで、監督署に提出する必要があります。

 残業をさせた場合の残業手当ですが、労基法で時間外勤務25%以上、深夜勤務(22時~翌5時)25%以上、休日勤務35%以上の割増賃金を支払うように規定されています。

 ここで時間外勤務(残業)の本質を今一度確認しておきたいと思います。
 時間外勤務は、本来は、所定労働時間を超えて勤務するよう会社が残業命令を行うことで生じます。多くの職場では、本人からの自己申請により残業を認めるケースが多いのですが、社員まかせだと残業手当を稼ぐためにだらだら残業をするような社員が出てこないとも限りません。
 これをコントロールするのが、まさに管理職の役割なのですね。

 残業手当の25%増しは給料に非常に大きく跳ね返ってきますが(ちなみに欧米では5割以上の割増が普通です)所定労働時間内に集中して生産性を高め、残業をコントロールすることは常に考えておく必要があるということでしょう。

 次回は、営業外勤社員の時間外勤務について取り上げてみたいと思います。



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2011/07/28 11:14 労働時間 TB(0) CM(0)
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