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給料や評価、人事マネジメントに関する話題を中心に、日頃のコンサルティング業務や出来事、ニュースなどの中から感じたことの中から、ちょっと役立つ情報を提供していきます。
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賃金管理研究所 大槻幸雄

Author:賃金管理研究所 大槻幸雄
    
 株式会社賃金管理研究所、副所長の大槻です。賃金人事コンサルタントとして日々の仕事を通じて感じたことを書いています。
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 残業時間をどうコントロールするか? その2

 (前回からの続き)
さて、それぞれの職場での時間管理の方法ですが、

「所定労働時間内に収める」

ということを基本目標に設定すると、続いて「作業量と作業にかかる時間とをどのように調整するか」について、基本スタンスを決めておくことが必要となります。

 実際の仕事では、予定より遥かに作業時間がかかったり、優先順位の高いクレーム対応等の飛び込み仕事で予定がすっかり変わってしまったりすることは、日常的に発生します。ですから早め早めの調整が肝心です。

 例えば、こんな会社がありました。

 事務やサービスの場合、始業時の朝礼で部下一人ひとりの今日の仕事の予定を確認します。そして、昼の休憩前や午後3時にもう一度、簡単な進捗状況の報告をさせます。これらは、1~2分で済ませます。終業時の終礼で最終的な確認をしますが、途中で特定の人の作業が長引いたり仕事量が増えることが確認できたら、職場内で分担・協力するようにします。
 

 昼前や3時の確認は、立ったまま短時間で済ませるのが基本。ここでの確認は、今日の仕事が予定通りに進んでいるかだけ。若干遅れているだけなら、定時までに終わらせるように意識させるだけのことですが、これだけでも効率改善に繋がります。

 課長以上の管理職が中心になって進捗報告をしますが、その時に外出その他の理由で管理職がいなければ、係長や主任などのリーダー中心で行なっても全く構いません。必ず定時に、毎日行なうようにします。

 特定の仕事の担当者だけでなく、周囲が相互の仕事内容を理解することで、「定刻までにお互いに協力して仕事を終わらせよう」という空気ができれば、かなり効率アップが図れます。 仕事が集中している社員、事務作業量の多い社員には電話対応や、新たな対応業務がいかないように協力する体制ができると、組織力は格段にアップします。

 そして、どうしても残業が必要な場合には、終業時刻の2時間前の段階で申請させるのです。


 「終業時刻の段階で仕事が終わっていないなら、残業は仕方がない」

 ついこんな風に思いがちですが、それを無くすには終業時刻の2時間前に必ず進捗確認をすることで意識が大きく変わります。営業社員でも定時連絡を入れさせるなどして、例外なく行なうのが原則です。

 「営業事務職の女性スタッフの残業がなくならない」とのご相談がありました。 その原因はというと、営業社員が帰社するのを待って伝票処理をするという作業の流れが定番化していることにありました。 つまり、「仕事は所定内時間に収まらないのが当たり前」の前提で、日々の業務が回っていたのです。

 このようなことが、実際に皆さんの会社ではありませんか?

 実は、この手の問題は、姿かたちを変えて至る所で起こっています。作業効率だけでは解決できない、部門間や対人間の業務調整を要する問題です。

 問題の原因を仕事の流れから整理すると、川上と川下での時間のずれが大きな問題なわけですから、

 1)川下の仕事の処理を翌日に回す。
 2)川下の仕事の担当者のシフトを繰り下げる。
 3)パートタイマーなど、別のスタッフが対応する。


等々、あらゆる知恵を絞って、「仕事」と「人」の結びつきを「時間軸」を中心に再構成してみることです。

 自社に慢性的な残業があるとすれば、これを機に解決を試みてください。

 最近では、営業社員に対しても、みなし時間外勤務や固定残業代の支給等を基本に対応するのではなく、しっかり管理職が時間管理をおこなうことで、生産性を高めていこうという会社が増えてきています。 労働基準監督署の指導が厳しくなったこともその一因ではありますが、本来、会社が生産性・効率性の高さを希求することは、必要不可欠なこと。 労働時間管理についてだけ、本人任せ・現場任せでも良しとする理由は、どこにもないのです。



  

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 ◆名古屋 開催  9月27日(火) ホテルマイステイズ新大阪コンファレンスセンター
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  時間は10:00 ~ 16:30となります。( 東京は9:45 ~ 16:15 )

【講師】
 ◆賃金管理研究所 副所長 大槻幸雄
 
【参加費】
 ◆参加費 34,560円(税込:テキスト・資料・食事代を含みます)
 
【パンフレット&お申込み】
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2016/08/05 18:26 労働時間 TB(0) CM(0)
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